수출입에서 일어나는 수많은 케이스들을 접하다 보면 미리 대비하지 못해 나중에 막심하게 후회를 하는 업체들을 많이 목격한다. 수출입에서 일어나는 문제를 최소화 시킬 수 있는 가장 좋은 방법 중에 하나는 계약서의 작성이다. 각 고객과 거래의 내용에 따라 모든 계약서는 조금씩 달라져야겠지만, 게약서 양식 하나만 미리 마련해 놓고 필요에 맞춰 바꿔 쓴다면, 손해도 최소화시킬 수 있고, 별다른 고문 변호사를 고용할 필요도 없기 때문에 미래에 대한 일종의 투자가 될 수 있다. 계약서를 작성하는 데 있어 수많은 케이스들로부터 뽑은 몇 가지 중요한 사항들을 소개한다.
우선 계약서를 작성할 때에는 수입자가 누구인지를 확실히 알아야 한다. 간혹 수입자들이 같은 장소에서 같은 사업에 종사하고 있지만, 여러 개의 법인과 유한책임업체를 설립하여, 법적인 보호를 받고 있는 경우가 있다. 예를 들어, 계약서상으로 수입자의 이름은 ‘A Inc’라고 명시를 했는데 ‘Ship to’는 ‘B Inc’라는 업체로 되어 있다. A와 B 업체는 주소도 같고 책임자도 같지만, 별도로 설립을 했기 때문에 법적으로는 별개의 인격체다. 이런 경우에는 미리 수입자에게 확실하게 문의하고 A Inc 와 B Inc의 이름을 둘 다 계약서에 명시해 수입자가 누구인지를 확실하게 해 두는 것이 필요하다. 이러한 조치를 미리 취해놓지 않고 A라는 이름으로 된 은행계좌를 단순히 닫아버리거나 심지어 파산신청을 함으로써 모든 법적인 책임을 모면할 수 있다.
더불어 인보이스와 PO에도 똑같이 수입자의 이름을 ‘Buyer’가 누구인지 정확하게 표시해 놓는 것이 좋다. 별다른 계약서가 없을 때에는 인보이스와 PO가 계약서로 간주된다. 따라서 간혹 ‘Buyer’대신에 ‘Ship To’ 또는 ‘Consignee’ 등으로 표기를 해 놓지 말고 꼭 ‘Buyer’로 표기한 후 그 ‘Buyer’가 누구인지를 확실하게 알 수 있게, 상호(Trade Name)가 아닌 회사의 정식 이름을 표기를 해 놓아야 한다.
수입자와 수출자 사이에 가장 자주 생기는 문제는 물건의 하자 또는 품질의 하자다. 예를 들어 수출품이 기계와 같은 물건이라면, 우선 기계의 하자를 자세히 정의 내리고, 더불어 물건의 하자가 생길 경우 어떻게 대처를 할 것인지에 대해서 또한 계약서에 적어놓는 것이 좋다. 예를들어 물건의 하자에 대한 통지를 받은 후 며칠 내에 대체품 또는 부품을 보낸다거나, 기술자를 보내겠다는 내용, 그리고 그렇게 해서 문제가 해결됐을 경우에는 그 문제에 대한 클레임은 제기할 수 없다는 등의 내용 등을 명시하는 것이 좋다.
마지막으로 문제가 있을 경우 소송 대신 상사중재를 원하시는 경우에는 반드시 계약서에 미리 적어놓고, 수입자의 동의를 서명으로 받아놓아야만 한다. 상사중재가 있을 장소는 수입자가 위치한 국가로 해 놓는 것이 나중에 상사판정을 집행 할 때 편리하다.
